Šance a pasce timemanagementu
Šance a pasce na ceste k osobnej efektívnosti
Potrebujeme viac času alebo lepšie sebariadenie?
Spomínam si na diskusiu v práci spred niekoľkých rokov, keď sme sa s kolegami zanietene dohadovali o tom, kto z nás má najmenej času. Každý ponúkal dobré argumenty a dôkazy, pre ktoré by mu malo byť priznané, že najmenej času má práve on. Spamätali sme sa až keď sme spozorovali, že ďalší kolega sa na nás zabáva a vzápätí zmietol našu diskusiu jednou vetou, keď zo smiechom utrúsil: “Každý z vás má predsa rovnaké množstvo času“. Pravdepodobne poznáte ten pocit keď niečo je samozrejmé a viete to, ale až niekedy neskôr to naozaj pochopíte. Tak aj ja som po tejto epizóde pochopila, že čo sa týka denných prídelov času je to naozaj spravodlivo rozdelené. Každé ráno dostávame 86 400 sekúnd do ďalšieho dňa. Tento čas síce nemôžeme priamo manažovať ako by spojenie timemanagement naznačovalo, ale máme možnosť v rámci času manažovať seba, priorizovať svoje činnosti a úlohy.
O tom, že manažéri majú záujem dosiahnuť v tejto oblasti pozitívnu zmenu, ktorá by im zaručovala vyššiu pracovnú výkonnosť a súčasne osobné uspokojenie, niet pochýb. Svedčí o tom aj fakt, že tréningy timemenagementu a dosahovania osobnej efektívnosti sa pravidelne objavujú v plánoch individuálneho rozvoja, ktoré si volia samotní manažéri. Zrejme si uvedomujú a možno intuitívne cítia, že existuje vzťah medzi výkonnosťou – kontrolou udalostí v čase a sebaúctou. Keď ktorákoľvek strana tejto trojrovnice oslabne zníži sa kvalita ďalších dvoch a naopak posilnenie jednej prinesie posilnenie ďalších. To znamená že prostredníctvom kvalitného sebariadenia môžeme zvyšovať nielen svoj výkon, ale aj sebaúctu a od tej je už len malý krok k životnej spokojnosti.[1]
To bolo na začiatok zopár dobrých správ a ďalej chcem upriamiť vašu pozornosť na niekoľko mýtov alebo poloprávd. Tieto sa môžu stať bariérou, na ktorej môže vaša snaha urobiť pozitívnu zmenu v oblasti sebariadenia a časového manažmentu stroskotať.
Je mi jasné čo potrebujem.
Niekedy je jadro problému zrejmé, ale cesta k zmene je náročná a mnohokrát príčina, ktorá sa zdá zrejmá nie je tá skutočná. Popíšem niekoľko skúseností: manažér Peter, riaditeľ obchodného centra bol vysoko cenený svojimi pracovníkmi, aj obchodné výsledky boli z pohľadu majiteľov postačujúce, avšak predstavenstvo spoločnosti nebolo spojné s jeho spoľahlivosťou. Na dôležité stretnutia meškal, reporty od neho prichádzali posledné, niektoré bolo potrebné urgovať. Proste u dôležitých ľudí vzbudzovalo jeho správanie nevôľu. Samozrejme, že cítil potrebu tento stav zmeniť. Príčinu popisoval všeobecne ako zlý timemenagement. Počas koučovacích stretnutí dospel k poznaniu, že ho najviac teší čas, ktorý strávi so svojimi pracovníkmi „na pľaci“. Počúva ich, rieši s nimi problémy, dodá im v ťažký deň povzbudenie. Pre tieto svoje schopnosti bol cenený nielen ako šéf ale predovšetkým ako prirodzený líder. Avšak organizácia vyžadovala od neho aj iné kompetencie a jeho silná stránka, ktorú preexponovával sa stala jeho ohrozením. Ďalším krokom bolo rozoznať čo z toho čo robí je pre jeho ľudí naozaj dôležité a kedy už zotrváva v rozhovoroch iba pre svoje potešenie respektíve kvôli možnosti odložiť menej obľúbené činnosti. Iný manažér zasa pomerne ľahko identifikoval, že príčinou nedostatku času pre plánovanie a tvorenie stratégie je jeho slabé využívanie možnosti delegovať niektoré úlohy. Po prvých stretnutiach sa zdala cesta jasná. Vypracoval si plán delegovania niekoľkých úloh. Keď sa od nich oslobodí, bude mať dosť priestoru na dôležitejšie činnosti. „Je to jednoduché, pôjde to…“ opakoval si. Až neskôr som pochopila, že to presviedčal hlavne seba, nie mňa. Prešiel čas a napriek peknému plánu sa nič nemenilo. Zvládnutie delegovania „po technickej stránke“ neprinieslo zmenu. Až po čase pomenoval úprimne tú pravú „Keď ja neverím, že to urobia rovnako dobre ako ja…“ Následná práca na zmene už nebola technického charakteru, ale išla hlbšie, do práce s vlastnými postojmi. Iným sa zase darí podávať excelentné výkony vo všetkých pracovných oblastiach, ale zistia, že nepoznajú problémy a sny svojich detí. …
Na povrchu sa všetky tieto problémy javia ako problémy s timemanagementom. Cesta k poznaniu pravého zdroja problému je už o niečo dlhšia a zmena navyknutých vzorcov správania, zmena postojov, a žitie svojich priorít, to je už jedna z najťažších a najdlhších ciest. Čiže pozor na začiatku je to zdanlivo jednoduché, keď vykročíme zložité.
Od zajtra sa všetko zmení.
Zvyčajne nie je ani jedna časť vety pravdivá. Zajtra je nebezpečné, pretože zajtra budem pravdepodobne robiť to čo dnes. Keď chcete niečo zmeniť musíte začať hneď. Schopnosť niečo zmeniť nezávisí od toho, po čom túžime, ako si to naplánujeme, ale predovšetkým od toho čo urobíme.
Je isté, že nezmeníte všetko a pravdepodobne ani veľa. Určite nie naraz. Naše zvyky, zaužívané vzorce správania majú veľkú silu vrátiť sa späť do svojho pôvodného stavu. Postup, ktorý prináša výsledky je postup malých krokov. Urobiť malú zmenu, ale dôsledne, zakomponovať ju do svojho správania, tak aby sme po čase už nepotrebovali žiadnu energiu a úsilie na jej udržanie. Až potom prejsť na ďalší prvok v zmene našich návykov. Pred časom som s mojim neoficiálnym koučom riešila otázku zlepšenia svojho časového manažmentu, pretože moje fungovanie sa stalo pre mňa samotnú vyčerpávajúce a neuspokojivé. Po dlhej diskusii ma chcel priviesť k tomu, aby som zrušila pracovné telefonáty vo večernom čase, ktorý chcem venovať svojej rodine. Zdalo sa mi to príliš málo, čo mám najbližšie mesiace robiť, chcela som urobiť radikálnejší krok. Bola som sklamaná, že ma nestimuloval k niečomu zásadnejšiemu, ba priam ďalšie nápady odignoroval. Neskôr som sa presvedčila, že toto bola správna cesta. Až po niekoľkých mesiacoch prišiel rad na ďalší malý krok v zmene správania.
Tréning timemanagentu je riešením.
Tak ako niektorí manažéri tréningu nedôverujú, iní sa naň priveľmi spoliehajú. Pravda je niekde uprostred. Tréning timemanagementu alebo osobnej efektívnosti môže potvrdiť rozhodnutie, ukázať možnosti, identifikovať príčinu neefektívnosti, ale nič za vás nevyrieši. Po tréningu stojíte na začiatku cesty. Ideálne je ak si na tréningu vytvoríte plán, ktorému veríte, že bude fungovať. Následné follow up stretnutia významne pomôžu zvýšiť účinnosť tréningu. Ostatní členovia skupiny, ktorým svoj plán predstavíte sa stanú vašimi podporovateľmi, ale i posudzovateľmi, ktorí sledujú váš pokrok. Môžete s nimi spoločne zdieľať úspechy a diskutovať problémy, ktoré ste zatiaľ nedokázali prekonať. Ideálnou podporou k dosiahnutiu vyššej osobnej efektívnosti je koučovanie. Kouč pomôže najmä v čase keď nastanú prvé prekážky a počiatočné odhodlanie musí byť nahradené disciplínou.
Chcem zvládať viac úloh.
Niekedy aj takto manažéri zadefinujú svoju potrebu a v lepšom timemanagemente vidia nástroj jej naplnenia. Takúto požiadavku majú zvyčajne manažéri, ktorí sú vysoko produktívni. Často však pripomínajú muža, ktorý intenzívne stúpal po rebríku a až keď sa po úmornom výstupe dostal na vrch, zistil, že rebrík bol opretý o iný múr… Manažéri, ktorí dokážu dosahovať náročné ciele a súčasne vedú spokojný a aktívny súkromný život, nie sú zameraní intenzívne na to, aby stíhali čo najviac. Je pravda, že systém, disciplína, dobrá organizovanosť, jednoduchý, ale dôsledný systém plánovania vytvárajú základ ich úspešnej sebaorganizácie. Všimla som si však jednu nečakanú typickú črtu, ktorá je v pozadí ich fungovania a odlišuje ich od uponáhľaných a prepracovaných kolegov. Zvyčajne ich vôbec nepriťahuje myšlienka či by nestihli urobiť viac úloh. Zaujíma ich niečo iné. Dokážu vystúpiť myšlienkami nad svoje fungovanie a z tohto nadhľadu si kladú otázku ako by sa to dalo robiť ináč, lepšie jednoduchšie a následne tieto idey s nadšením zavádzajú do praxe. Spomínam si na slová jedného z nich. „Celý týždeň som bol v teréne, rozprával som sa so stovkou našich technikov, manažérov a robotníkov… Dozvedel som sa veci , na ktoré by som tu v kancelárii neprišiel…Mám plný zošit nápadov. Zajtra vytvoríme prvý implementačný tím.“
Keď sa vydáte na cestu väčšej kontroly svojho správania, na cestu za vyššej osobnou efektívnosťou, nie je isté, že vám to prinesie očakávané výsledky v podobe vyššej životnej spokojnosti. Isté to nie je , ale pravdepodobnosť je vysoká.
[1] Viac sa o tomto vzťahu dozviete vo výnimočnej knihe Hyruma W. Smitha: 10 prírodných zákonov managementu času a života, Pragma, 1998