Ach, tie maily!
Keď neodpovedanie zaberie viac času ako odpoveď
Mám pocit, že niekoľko rokov dozadu bola zahltenosť mailami a radami ako minimalizovať ich ničivý dopad na produktivitu zamestnancov intenzívnejšou témou ako je tomu dnes. Neviem či je to tým, že sa mailuje disciplinovanejšie alebo sme si jednoducho privykli. Niekedy nám dokonca vysoký počet vybavených mailov uvoľní endorfíny a zabezpečí aspoň krátku ilúziu vlastnej produktívnosti.
Z mnohých rád a návodov ako efektívne pracovať s mailovou poštou oceňujem zvlášť odporučenie Davida Allena (určite to doporučil už aj niekto pred ním), že čo vieš vybaviť do dvoch minút, urob hneď teraz. A môžeš to následne vypustiť z hlavy.
Poznáte tú situáciu? V pošte sa vám objaví mail, v ktorom je nejaká prosba, žiadosť, pozvanie, či návrh a vy nie ste rozhodnutý ako zareagovať. Chcete si to premyslieť, získať viac informácií, aby ste sa správne rozhodli, alebo potrebujete viac kľudu či odvahy, aby ste s empatiou naformulovali odmietnutie. Za predpokladu, že si príjemca mailu ešte neosvojil 2 minútové pravidlo, pravdepodobne stihne mail nasledujúci osud: chvíľu premýšľate, potom to necháte tak, s nádejou, že v blízkej dobe, keď si ujasníte odpoveď a budete mať pokojnejšiu chvíľku, tak zareagujete.
Následne, vždy keď otvoríte mailovú schránku, vám na chvíľu spočinie zrak na tomto maili. V mysli zablikne drobná výčitka, rozmýšľate znova o vhodnej odpovedi, máte už postupne vytvorených niekoľko variánt, ale stále objavíte niečo dôležitejšie, na čo musíte reagovať.
Takto to beží niekoľko dní, počas ktorých x krát stratíte niekoľko desiatok sekúnd času, sústredenie a najmä dobrý pocit zo seba. Niekedy si poviete, keď som neodpísal doteraz, už to bude asi aj zbytočné…
Pozrime sa na situáciu z pohľadu osoby, ktorá ten mail písala. Keď nedostáva niekoľko dní odpoveď a za predpokladu, že je od vašej reakcie nejako závislá, alebo jej “iba“ záleží na vás a vzťahu s vami, začne sa znepokojovať. Hlavou je beží (v závislosti od miery pragmatickosti a citlivosti na seba): Dostala ten mail? Nemá čas? Zdá sa jej nedôležitý? Nepáčilo sa mu na tom niečo? Kašle na mňa? Nevie ako odpovedať? Všetky tieto pocity a nastavenie mysle nie sú pre druhú stranu veľmi príjemné a navyše ju oberáte o sústredenie a čas.
Mimochodom nereagovanie alebo neskoré reagovanie na maily je jedným z najčastejších zlodejov času a zdrojom frustrácie v organizáciách.
Aké je riešenie?
Moje doporučenie je nasledovné. Ak máte mail, na ktorý neviete hneď zareagovať, pretože Vám chýbajú informácie, nie ste ešte rozhodnutý ako odpovedať na ponuku či požiadavku, alebo musíte počkať ako sa vyvinú ďalšie záležitosti, jednoducho odpovedzte: „Dám Ti vedieť v piatok“, alebo „pripomeň sa mi s touto požiadavkou v pondelok ráno, dovtedy sa tomu nemôžem venovať“, prípadne dajte stručnú odpoveď typu: „na stretávku žiaľ nemôžem prísť, všetkých srdečne pozdravujem“.
Takáto reakcia zoberie minimum času a vy si môžete uvoľniť myšlienky na iné dôležité veci. Druhá strana sa cíti rešpektovaná a minimálne vie na čom je a môže sa efektívne prispôsobiť situácii.
Len čo som stihla túto úvahu dopovedať kolegom, zvoní mi telefón a ja odpovedám: „Áno. Vo štvrtok Vám pošlem mail s návrhom nášho prístupu k realizácii projektu.“ Mužský hlas na druhej strane reagoval: „Áno, len ja som chcel vedieť, či Vás to zaujalo, a či máte záujem spolupracovať na tom projekte.“ Aj keď potvrdenie záujmu nebola explicitná požiadavka, ktorá by z našej úvodnej komunikácie vyplynula, uvedomila som si, že toto je presne to, čo som mala urobiť. Vždy je priestor zlepšovať sa.