Dlhé týždne na homeoffice – čo robiť, aby sme nevyhoreli?

Dáša Spillerová poskytla pre TV Markíza rozhovor o tom, ako sa nastaviť na dlhý nečakaný homeoffice, čo by mali (ne)robiť manažéri a ako si nastaviť čas, kedy zároveň mnohí riešia aj každodennú koexistenciu s deťmi v kontexte pracovnej efektívnosti. 

Link na článok: https://www.tvnoviny.sk/exkluzivne/1995035_dlhe-tyzdne-na-necakanom-home-office-koucka-popisala-co-robit-aby-ste-uplne-nevyhoreli

Kópia článku aj priamo tu:

Dlhé týždne na nečakanom home office. Koučka popísala, čo robiť, aby ste úplne nevyhoreli

Mnoho firiem možno pochopí, že niektorí zamestnanci sú efektívnejší, ak pracujú z domu.

Na nútenom home office sú mnohí už viac ako mesiac a stále nie je jasné, ako dlho ešte táto situácia potrvá. Podľa koučky Dáši Spillerovej je neuveriteľné, ako firmy ani štát neboli pripravení na krízovú situáciu. Práve takéto momenty podľa odborníčky odhaľujú cnosti, ale aj neresti.

Myslí si, že firmy sa zo situácie poučia a niektoré možno zavedú čiastočnú prácu z domu aj po skončení epidémie. Môže sa to týkať najmä rodičov malých detí, ktorí práve tieto dni ukazujú vysokú mieru efektivity.

V rozhovore sa dočítate aj:
Ako pracovať doma čo najefektívnejšie
Ako si naplánovať deň aj s dieťaťom
Či zavedú firmy home office aj po skončení epidémie
Ako by sa mali firmy pripraviť na neočakávané situácie
Ako oddychovať

Už to bude pomaly mesiac, čo sa mnohí z nás ocitli na nútenom home office. Sme vo fáze, keď si väčšina zvykla alebo je to už neúnosne dlhý čas?

V tejto fáze úplného prelínania pracovného, osobného a rodinného života si už väčšina ľudí, ktorí pracujú z domu, začína vytvárať nový rytmus, štruktúru a rituály svojho home office fungovania. Začína to vytvorením optimálneho fyzického prostredia pri práci z domu, cez riadenie vlastného času a úloh, až po vytvorenie pravidiel efektívneho fungovania s nadriadeným a kolegami. Toto vedie k väčšej osobnej efektívnosti aj produktivite. Na druhej strane, pretrvávajúca neistota a uvedomenie, že to nebude nakrátko, dávajú zabrať našej emocionálnej odolnosti. Ľudia cítia potrebu nabrať mentálnu energiu do ďalších dní a týždňov, aby nedošlo k vyčerpaniu zdrojov.

Je vôbec stanovený maximálny čas, ktorý odporúčate, aby človek strávil na home office bez prestávky?

Nedá sa to zovšeobecniť. Maximálna doba home officu, ktorú dokáže zamestnanec dobre zvládať, je veľmi ovplyvnená typom činnosti, firemnou kultúrou, rodinným zázemím a v neposlednom rade aj osobnostným založením. Za bežných, nie dnešných pandemických, okolností, majú mnohí zamestnanci pozitívnu skúsenosť s fungovaním home officu aj roky. U mnohých je to ich voľba a preferovaný spôsob fungovania, ktorý nechcú meniť. Jeden z benefitov firiem, ktorý bol zamestnancami v nedávnej minulosti veľmi oceňovaný, bol práve čiastočný home office.

Avšak boli tu zásadné rozdiely. Zamestnanci, pracujúci z domu počas dňa, neriešili, ako zamestnať deti, ako im robiť na polovičný úväzok učiteľa a najmä vedeli, že po práci odídu z domova na prechádzku, za kultúrou, zašportovať si či stretnúť sa s priateľmi. Tieto súvislosti dodávali práce z domu atraktivitu. Teraz to tak nie je, práve preto, že po home office ostáva len home (v preklade domov, pozn. red.). Navyše, firmy mali v minulosti dostatok času, aby zamestnancov na home office vybavili potrebnými technológiami, zručnosťami, nastavili si očakávania, spôsob komunikácie a spôsob vyhodnocovania plnenia úloh. V dnešnej situácii to ide všetko „za pochodu“, často metódou pokus – omyl – korekcia.

Myslím si, že väčšina ľudí to vydrží, dokedy to bude potrebné, avšak za predpokladu, že manažéri v spolupráci s oddeleniami ľudských zdrojov budú vyhodnocovať skúsenosti a flexibilne nastavovať komunikáciu a očakávania na zamestnancov, tak aby to bolo pre nich individuálne zvládnuteľné. Dnes už vo firmách tvoria výraznú prevahu zamestnanci, ktorým záleží na kvalite ich výkonu, spoločných výsledkoch a úspechoch, preto je potrebné ich počúvať, podporiť a spoločne s nimi nastaviť pravidlá fungovania pre dočasný home office.

Doma môže zamestnanca čokoľvek rozptýliť, pretože sa nik nepozerá. Ako pracovať čo najefektívnejšie?

Niektoré výskumy hovoria, že až 70 percent zdrojov vyrušenia si spôsobujeme my sami. Naša myseľ odbieha, zrazu nám napadne urobiť niečo neplánované. Keď máme urobiť niečo, do čoho sa nám nechce, dokážeme aj poutierať prach na kvetoch. Efektívnosti napomáha urobiť si realistické denné a týždenné plány. Rozdeliť si úlohy na tie, ktoré vyžadujú 100-percentnú pozornosť a naplánovať si ich v tých časoch, kedy nebudem vyrušovaný. Naopak, do obdobia dňa, kedy vyrušovanie bude pravdepodobnejšie, si môžeme naplánovať menej náročné úlohy.

Tiež je užitočné pri práci z domu, keď sa vyžaduje aj plnenie iných než pracovných úloh, rozdeliť si väčšie úlohy na menšie. Napríklad, namiesto: napíšem správu z… si naplánovať prvý krok: urobím si osnovu, čo bude správa obsahovať. Je to realistickejšie, motivujúcejšie a posilňuje to sebadôveru, lebo už vidím, že som niečo z predsavzatí splnila a to vyplavuje hormóny podporujúce dobrú náladu.

Čo sa týka techník na zvýšenie efektívnosti, odporúčam jednu jednoduchú, ktorá funguje. Známa je ako Pomodoro technika (podľa minútových hodiniek na varenie v tvare paradajky, pozn. red.). Spočíva v tom, že si nastavím čas, optimálne 25 minút, kedy budem sústredene pracovať, potom si dám päť minút prestávku, keď nerobím nič, ani nekontrolujem telefón. Optimálne ešte trikrát zopakujem 25-minútový interval a dám si dlhšiu prestávku. Ak sa to niekomu zdá veľa, odporúčam vyskúšať aspoň princíp meraných krátkych intervalov sústredenia s odmenou prestávky.

Mal by sa pracujúci každý deň pripraviť do práce so všetkým, čo robí v bežný pracovný deň, napriek tomu, že neopustí byt, alebo je v poriadku, ak sa pripojí do práce z postele?

Udržiavať si návyky a rituály ako za štandardného režimu a dodať dňu jasnú štruktúru pomáha produktivite aj psychickej pohode. Je to aj dobrá prevencia pred depresívnymi náladami. Neznamená to však, že neexistujú ľudia, najmä v tvorivých profesiách, ktorým sa dobre pracuje aj z postele.

Sú profesie, ktoré sa nedajú stopercentne vykonávať z domu za počítačom. Títo zamestnanci sa potom môžu cítiť nadbytočne. Mal by ich manažér venovať špeciálny čas komunikácii s týmito zamestnancami?

Manažéri dnes musia venovať špeciálny čas na individuálnu komunikáciu so všetkými zamestnancami. Mali by sa však zbaviť predstáv, že si osvoja alebo vytvoria všeobecne platné pravidlá ako komunikovať a tých sa potom stačí držať. Veľmi dlho sa hovorí o potrebe individuálneho prístupu manažéra k členom svojho tímu, dnes sa tieto slová posunuli z rétorickej roviny a stali sa povinnosťou. Manažér by si s každým členom tímu mal prebrať, aká forma a frekvencia komunikácie je pre neho podporná, odsúhlasiť si očakávania na výkon (najlepšie na týždennej báze), formu ich sledovania a vyhodnocovania, spôsob ako budú riešiť situácie, ak veci nepôjdu podľa plánov a podobne.

Čo sa týka zamestnancov, ktorí môžu svoju činnosť vykonávať z domu len čiastočne, viem už o pozitívnych skúsenostiach z niektorých firiem. Venovali špeciálny čas na komunikáciu s týmito pracovníkmi a dohodli sa s nimi na úlohách, ktoré sú dôležité pre firmu, ale doteraz nebol priestor sa im plnohodnotne venovať. Sú to úlohy, síce veľmi dôležité z pohľadu budúceho úspešného fungovania, ale neboli vnímané ako urgentné. Môže ísť o úlohy spojené s efektívnejším vyhodnocovaním a prácou s dátami, vytváranie systémov kvalitnejšej starostlivosti o zákazníkov, zlepšovania služieb až po inovovanie a tvorbu nových produktov.

Prečítajte si tiež: Právnici radia, na čo všetko máte nárok, keď musíte zostať doma.

Existuje plán pre firmu, ako sa pripraviť na podobné neočakávané krízové situácie?

Je až neuveriteľné, že sme stále nepripravení na neštandardné a krízové situácie na individuálnej, organizačnej, ale aj štátnej úrovni. Po tejto skúsenosti si spoločnosti budú zodpovednejšie pripravovať plány ako zvládnuť krízové situácie z pohľadu ekonomického riadenia firmy, avšak nevieme predpokladať, akú podobu bude mať najbližšia neštandardná situácia. V oblasti práce s ľudským kapitálom je najdôležitejšie, aby firma systematicky podporovala schopnosti ľudí tvorivo a flexibilne rozmýšľať, proaktívne konať, aby sa manažérmi stávali ľudia s osobnou integritou, ktorí majú dôveru svojich podriadených a ktorí sú schopní rozvíjať ich potenciál.

Ak firma bude priťahovať morálne integrovaných a kompetentných ľudí, ktorí sa chcú učiť, sú ochotní prijímať spätnú väzbu a kriticky prehodnotiť svoje správanie, tak si trúfnem povedať, že takáto firma zvládne akúkoľvek krízu. Pri mojej práci mám možnosť byť pri tom, ako tímy riešia krízové situácie a môžem povedať, že manažérske tímy sú často konfrontované s nečakanými krízovými situáciami a dokážu spolu preukázať až zázračnú schopnosť ich zvládnuť. To je práve tá kvalita zrelých tímov, v ktorých prichádza k efektu synergie, keď tím je nie súčtom, ale násobkom schopností jednotlivcov.

Dá sa zvládnuť popri home office aj dieťa? Je lepšie, aby zamestnanec na rovinu priznal šéfovi, že sa musí učiť s dieťaťom a nestíha sa venovať práci?

V tomto období nie je dobrou stratégiou manažéra nastaviť očakávania, prideliť úlohy a čakať, že ak má zamestnanec prekážku, napríklad v podobe náročnej rodinnej situácie, že ho bude komunikovať. Manažéri by mali byť hneď na začiatku, pri definovaní očakávaní na pracovníkov počas dočasného home officu, aktívni v tom, aby zistili reálnu situáciu svojich ľudí, podmienky, v akých budú pracovať. Následne spolu vyhodnotiť ich obmedzenia a nastaviť realistické očakávania a plány.

Nemá zmysel očakávať 100-percentný výkon od kolegov, ktorí majú počas home officu na starosti dve a viac detí. Pretože ak by ich aj tento zamestnanec dokázal plniť, s využitím všetkých zdrojov, tak je pravdepodobné až isté, že po dvoch mesiacoch na home office sa z takéhoto člena tímu stane človek, ktorý sa po návrate do normálu ocitne v niektorej fáze procesu vyhorenia. To zanechá ťažko napraviteľné škody na všetkých úrovniach firmy.

Ak však manažér nie je dostatočne vnímavý na tieto aspekty a neotvára tému, aké má jeho podriadený konkrétne pracovné podmienky, mal by byť v tom aktívny zamestnanec. To znamená, mal by otvoriť túto tému a realisticky zhodnotiť svoju situáciu a možnosti pracovného výkonu. Musíme byť nielen vnímaví na potreby organizácie, ale súčasne sa naučiť postarať aj o seba.

Ako dieťaťu vysvetliť, že na home office potrebujeme pokoj na prácu a nemôžeme byť stále „po ruke“?

Najskôr chcem povedať, že obdivujem to, čo teraz dokážu rodičia na home office, ktorí majú doma školopovinné a menšie deti a viem, že musia neraz siahnuť na dno svojich kapacít. O tom, že potrebujem obdobie pokoja na prácu, je potrebné rozprávať sa s dieťaťom, najlepšie, keď je pokojné a trpezlivo mu vysvetľovať súvislosti. Najmä čo pozitívne to prinesie, ak bude dodržiavať, na čom sme sa spolu dohodli.

Pomáha vtiahnuť dieťa do prípravy plánov, kedy si budeme robiť každý svoju prácu, kedy budeme prispievať do chodu domácnosti, kedy budeme mať dlhšiu chvíľu pre seba a ako ju naplníme. Tak sa bude aj dieťa cítiť spoluzodpovedné za dodržiavanie plánov. Príkladom v dodržiavaní sľubov musí byť rodič. Ak dieťa bude mať skúsenosť, že keď nechá rodičov pracovať, potom sa dejú veci, ktoré mu boli sľúbené, je zábava, tak bude ochotnejšie spolupracovať aj nabudúce. Proste sa mu to oplatí.

Rodič zostane s dieťaťom doma v jednej domácnosti a obaja majú svoje povinnosti. Je lepšie mať oddelené rozvrhy a počas dňa pracovať každý vo svojej izbe, alebo rozvrhy kombinovať a spojiť ich?

Je dobré mať časy, keď rodič aj dieťa pracujú na svojich povinnostiach. Ak je dieťa malé, tak sa mu venuje jeden rodič, kým druhý pracuje a potom sa po jeden, dvoch hodinách vymenia. Potom je dobré vyčleniť si čas, keď je dieťa zaujaté svojou hrou alebo videom, alebo sa mu online venujú starí rodičia. Navyše, každá rodina má svoje rituály a návyky a je potrebné ich aj v tejto dobe udržať, hoci inými spôsobmi.

Aj takéto úsmevné situácie sa stanú počas práce z domu.

V západnej Európe je bežnejšie, že ženy pomerne skoro nastupujú do práce po materskej, ale zvyčajne sú na home office alebo majú skrátený úväzok, aby dokázali lepšie zladiť prácu a rodinný život. Nemyslíte, že aj u nás sa začne o tejto téme viac debatovať, keď vidíme, že mnohé firmy pomerne rýchlo „nabehli“ na systém home office?

Stretla som sa presne s takýmito skúsenosťami u svojich známych a priateľov, že home office a špecifiká dnešnej situácie im otvorili nové možnosti a rozvinuli nové zručnosti. Je to aj moja osobná skúsenosť. Keď ma situácia donútila k zmene postoja, vidím, že sa mnohé školenia aj tímové koučingy dajú robiť cez online platformy s veľkou pridanou hodnotou a musím priznať, že aj efektívnejšie.

Tiež pozorujem, ako sa všetky nedostatky firemných mítingov násobne prejavia v online svete a manažéri sú nútení pracovať na tom, ako zefektívniť svoju komunikáciu smerom k tímu. Som presvedčená, že nové návyky a skúsenosti budú prínosom, aj keď sa vrátime k offline fungovaniu. Firmy tiež zaregistrovali, že niektoré pracovné pozície alebo niektorí pracovníci dokážu efektívnejšie fungovať cez home office a firmy na základe toho pristúpia k zmenám.

Môžu byť efektívnejší rodičia malých detí?

Práve včera som sa cez záhradný plot rozprávala so susedou, ktorá má tri školopovinné deti. Zhodnotila, že keď sa jej podarilo vytvoriť funkčný režim v rodine, tak po troch týždňoch home officu pozoruje, ako dokáže byť efektívnejšia v plnení pracovných úloh aj v porovnaní s klasickým fungovaním.

Naopak, pracovníci, ktorí boli nastavení reaktívne, v zmysle „dajte mi úlohu a ja ju splním“ to majú teraz ťažšie. Je to asi tak, že dnešná doba s násobnou intenzitou odhaľuje všetky cnosti aj necnosti. To, čo sa dalo skryť, či sú to nemotivovaní zamestnanci, nekompetentní a egocentrickí manažéri, firmy bez vízie, dnes nadobúda veľmi zreteľné kontúry s ľahko predvídateľnými dopadmi. A to hovorím s plným vedomím toho, že mnohé firmy sa dostali do vážnych problémov úplne nevinne. Tie, ktoré majú víziu, starajú sa o zamestnancov, majú veľké šance vybudovať a úspešne naštartovať svoj biznis nanovo a verím, že rýchlo.

Niektorí zamestnanci majú problém „odpojiť sa“ z práce a pracujú aj do neskorých večerných hodín. Ako tomu môžu predísť?

Je dôležité si uvedomiť, že nebežíme šprint, ale je potrebné dobehnúť maratón. Preto je potrebné postarať sa o seba, aby sme do doby, kým budeme fungovať v normálnom režime, nevyčerpali všetky svoje psychické aj fyzické zdroje. Potom ani štandardné podmienky nebudeme zvládať. Jeden z prvých krokov k vyhoreniu je, že pracujeme, aj keď cítime únavu a práca nám vtedy trvá neprimerane dlho, následne nezrelaxujeme dostatočným spánkom, neoddýchneme si a na druhý deň zase siahneme ešte hlbšie do rezerv.

Preto je lepšie dokázať si v správnom čase povedať „na dnes končím“. Moja skúsenosť je, že keď človek robí nesústredene a neefektívne, tak má tendenciu robiť dlho. To je začarovaný kruh, ktorý je potrebné preseknúť. Napríklad aj tým, že to otvoriť v komunikácii s nadriadeným a nastaviť si realistické očakávania.

Prečítajte si tiež: Čo radia psychológovia a firmy zamestnancom na home office?

Psychohygiena je práve v tomto období veľmi potrebná. Aké sú najlepšie spôsoby „prečistiť si hlavu“?

Väčšine z nás najlepšie „čistí hlavu“ čistý vzduch a pohyb. Kto je v dome, má záhradu, tak to má dnes v tomto smere jednoduché. Ja bývam len 15 kilometrov od Bratislavy a je tu mnoho miest, kde na prechádzke stretnete človeka s rovnakou pravdepodobnosťou ako diviaka. Avšak aj v meste je možné nájsť si čas a miesto, kde sa cítite bezpečne a môžete sa bez stresu poprechádzať či zašportovať. Navyše, mnohí dnes využívajú online tréningy jogy, pilates, fitnes a veľmi si to pochvaľujú.

Akýkoľvek pohyb a zmena aktivity je pre psychohygienu nenahraditeľná. Okrem toho, každý vie, čo ho teší a nabíja energiou. Hudba, tanec, kniha, dobrá komédia. Chvalabohu, toto nám nikto nevzal. Je potrebné si to len dopriať a najlepšie aj cielene naplánovať do každého dňa. Niekedy v ťažkých momentoch pomôžu aj osvedčené tri hlboké nádychy a ešte pomalšie výdychy.

Dáša Spillerová je spoluzakladateľka a riaditeľka konzultantskej spoločnosti ADDA Consultants. Pracuje ako koučka pre manažérov na najvyšších postoch. Venuje sa aj programom na podporu talentov a lídrov. Je jednou zo zakladateľov programu na rozvoj vrcholových manažérov John Blakey Leadership Academy.