Informácie, ktoré potrebujeme, hoci nie vždy chceme:

Spätná väzba manažérom

Vyhraďte si chvíľu na zamyslenie a skúste si v duchu odpovedať na nasledovné otázky. Kedy naposledy vám dal niekto naozaj cennú spätnú väzbu? Informáciu o vás, o vašom správaní. Takú, ktorá vás dokázala posunúť dopredu. Aká bola vaša reakcia? Ako ste s takou informáciou naložili?

Spätná väzba ako podmienka prežitia

S pojmom „spätná väzba“ sa stretávame v rôznych oblastiach – od elektrotechniky, cez ekonómiu, biológiu, až po strategický manažment. Zlyhanie jej mechanizmov ohrozuje život. Spätná väzba nám totiž poskytuje informáciu ako ďalej – či veci fungujú ako majú a nie je treba nič meniť, alebo niečo v poriadku nie je a zmena je potrebná. A tak ako je potrebná pre prežitie na najzákladnejšej biologickej úrovni, je nevyhnutná pre prežitie organizácie a v organizácii. Aj preto sa vo svete manažérov považuje poskytovanie a prijímanie spätnej väzby za jednu zo základných interpersonálnych zručností. Bez nej ostávame zaslepení subjektívnym vnímaním vlastných schopností a správania. Hrozí riziko chybného rozhodnutia, čo sa v súčasnom dynamickom prostredí môže veľmi rýchlo vypomstiť nie len vám ako manažérovi, ale nakoniec aj celej firme.

Ako ju však získať? Ako zistiť, ako vaše správanie pôsobí na okolie, aby ste v prípade potreby vedeli potrebnú korekciu u seba vykonať? Najmä ak ste na pozícii manažéra, či dokonca riaditeľa, pravdepodobnosť, že dostanete úprimnú, konštruktívnu spätnú väzbu, klesá. Väčšinou viete, ako vás vníma nadriadený. Ale ako je to s ostatnými? A pritom, čím viac informácií a spätnej väzby získate, o to môžete byť lepší, efektívnejší. Hoci spätná väzba nie je sama o sebe zárukou posunu, je jeho kľúčovým predpokladom.

Trochu svetla do tmy

Folkman (2006) zisťoval ako je to so spätnou väzbou u 1000 manažérov. Pýtal sa ich podriadených, či ich manažéri aktívne vyhľadávajú príležitosti na získanie spätnej väzby. Len u 16% manažérov sa ich podriadení zhodli, že aktívne získavanie spätnej väzby je ich silnou stránkou. Asi vám hneď napadne otázka, že prečo sa len 16% manažérov zaujíma o to, ako sú vnímaní. Veď spätná väzba nám pomáha vidieť aj kvality a nedostatky, ktoré by sme si bez nej len ťažko všimli. Lepšie pochopiť čo sa deje nám pomôžu Folkmanove princípy, ktoré sformuloval v súvislosti s dávaním a prijímaním spätnej väzby

1. Tým, že požiadate o spätnú väzbu, zvyšujete očakávanie druhej strany voči vám, že sa zmeníte. Veď prečo inak by ste si spätnú väzbu pýtali?
2. Ak sa po prijatí spätnej väzby nezmeníte k lepšiemu, asi vás bude osoba, ktorá vám ju poskytla, vnímať negatívnejšie, než predtým.
3. Je vysoká pravdepodobnosť, že nezmeníte nič, o čom ste presvedčený/á, že je potrebné zmeniť.
4. Niekedy kritiku znášame naozaj ťažko a stáva sa, že namiesto jej prijatia máme sklon odmietať negatívnu spätnú väzbu aj s osobou, ktorá nám ju poskytuje.
5. Pri narábaní so spätnou väzbou je najefektívnejšie prijať ju ako reálnu a pravdivú. Ten, kto vám ju dáva totiž vidí veci práve tak a jeho vnímanie je rovnako na realite založené ako to vaše.
6. Na druhej strane je dobré, ak nájdete zdravú mieru prijatia spätnej väzby – nie je dobré ju ani úplne zavrhnúť, ale ani príliš dramatizovať.
7. A možno najpozitívnejší princíp hovorí o tom, že proces zmeny začína v okamihu, kedy spätnú väzbu prijmete.

Napriek tomu, že nie je jednoduché spätnú väzbu prijať – a zistenia môžu byť občas bolestné – zvyčajne sú nakoniec veľmi cenné. Predstavte si situáciu, že sa mesiace pripravujete na nejakú skúšku, stojí vás to obrovské úsilie a mnoho času. Po mesiaci príde deň skúšky a vy si v strese prejdete všetkým, čo na vás bolo prichystané. Ako by ste sa cítili, keby ste sa však nikdy nedozvedeli, ako sa vám na skúške darilo, čo ste urobili dobre a čo nie. Takto by ste sa nikdy nemohli zlepšiť. V takejto situácii by ste asi aj „zlú správu“ privítali. A podobne by to malo byť aj so spätnou väzbou – mali by ste ju vítať ako príležitosť a nie vnímať ako otravnú povinnosť.

Čo teda môžete urobiť?

Pýtajte sa

Vo väčšine prípadov vám ľudia z okolia spätnú väzbu spontánne neposkytnú. O to menej, keď ide o informáciu negatívnu. Neostáva teda nič iné, len si túto informáciu vypýtať. Často sa asi stretnete s tým, že vám kolegovia, či podriadení nebudú ochotní otvorene odpovedať. Skúste im pomôcť tým, že ponúknete sebahodnotiaci výrok namiesto priamej otvorenej otázky. Pre väčšinu ľudí je jednoduchšie reagovať napr. na výrok „Myslím, že keď som pod tlakom, poskytujem príliš málo informácií, čo zbytočne situáciu ešte zhoršuje. Čo myslíš?“, ako na priamu otázku „Ako podľa teba reagujem pod tlakom?“

Stavte na anonymitu

Väčšinou je skutočne ťažké získať naozaj otvorenú a úprimnú spätnú väzbu osobne. Akonáhle si pýtate informáciu na seba priamo, musíte počítať s istým skreslením. Anonymita v tomto prípade „rozväzuje jazyk“. Jedným zo spôsobov ako ju zabezpečiť je zavedenie hodnotenia prostredníctvom metódy 360-stupňovej spätnej väzby. Takto získané informácie síce bývajú často negatívnejšie, ale zároveň aj omnoho presnejšie.

Neuspokojte sa s jedným zdrojom, jedným pohľadom na seba

Viacnásobné hodnotenie vám prinesie omnoho bohatší pohľad na seba v rôznych situáciách. Napomôže vám odhaliť váše typické správanie spôsobom, aký hodnotenie len zo strany nadriadeného nemôže nikdy poskytnúť. Napríklad nadriadený si môže vytvárať názor na vašu prácu s podriadenými len na základe výsledkov vášho tímu/ oddelenia. Omnoho relevantnejšie je pýtať sa priamo podriadených. Nadriadený vám však bude pravdepodobne vedieť dať lepšiu informáciu ohľadom vášho sebavedomého vystupovania voči autoritám, strategického a koncepčného zmýšľania, prezentácie problémov a ich riešení, orientácie na cieľ a zlepšovania. Zákazníci vedia najviac o vašej zákazníckej orientácii, teda ako ste ochotný ich vypočuť, ako rozumiete ich potrebám a reagujete na ne, ako sa staviate k riešeniu problémov a podobne. Kolegovia vám zas môžu ponúknuť svoj pohľad na vaše vyjednávacie zručnosti, ako vnímajú vašu osobnú integritu, či ste ochotný hľadať prieniky medzi vašimi záujmami a ich záujmami. Podriadený sú zas najlepším zdrojom spätnej väzby ohľadom vášho každodenného správania sa v roli lídra a manažéra, ako sa vám darí delegovať, rozvíjať ich a byť prístupný. Často sa stáva, že hodnotenie od rôznych hodnotiteľov je podobné, ale odlišné od vášho sebahodnotenia. Hoci videnie samého seba je tiež dôležitým vstupom, neberte ho ako fakt, kým si tento pohľad neoveríte prostredníctvom niekoho ďalšieho. Vaše sebapoznanie dáva často lepšiu odpoveď na otázku, prečo sa správate ako sa správate, než na to, ako vaše správanie pôsobí na okolie.

Ľudí, ktorí vám majú dať spätnú väzbu si vyberajte poctivo

Je zbytočné žiadať spätnú väzbu od ľudí, ktorí vás poznajú len málo. Vyberte si tých, ktorí s vami majú skúsenosť a vedia sa vyjadriť k vášmu fungovaniu. Je jedno, či sú to priatelia, alebo menej spriaznení kolegovia, je totiž pravdepodobné, že vaše silné a slabé stránky identifikujú obidve skupiny.

Neporovnávajte sa s  inými

Jedna z prvých otázok, ktoré zvyknem dostávať od manažérov, pri konzultácii k výsledkom 360-stupňovej spätnej väzby, je: „Ako som na tom v porovnaní s ostatnými?“. Odpoveď na túto otázku je možno zaujímavá, ale určite nie veľmi užitočná. Ako ovplyvní vaše „umiestnenie“ medzi kolegami informácie, ktoré ste dostali v spätnej väzbe? Cieľom je lepšie sebapoznanie, nie poraziť druhých. Radšej sa zamerajte na hľadanie odpovedí na otázky typu: Prečo ma takto ľudia v mojom okolí vnímajú? Čo ma vedie k takému správaniu? Kde sú moje silné stránky? Čo by som mal vylepšiť? A ako na to?

Získavajte spätnú väzbu priebežne

Informácie, ktoré dostanete na hodnotiacom rozhovore, alebo ako výstup z 360-stupňovej spätnej väzby nech vám slúžia ako pravidelný impulz, ale nie jediný. Svoj pokrok sledujte priebežne, nie len raz do roka. Môžete si napríklad nájsť osobu, ktorá vám bude robiť partnera pri rozvoji. Niekoho, kto bude vedieť, na čom aktuálne pracujete, čo sa snažíte zlepšiť a bude vám na tieto oblasti priebežne dávať spätnú väzbu. Len takto budete vedieť, či sa váš rozvoj posúva žiaducim smerom a tempom.

Úhlavnými nepriateľmi spätnej väzby sú arogancia a neochota ju prijať

Ak vás ľudia vnímajú ako človeka, ktorý si o sebe myslí, že je dokonalý a nepotrebuje sa zlepšovať, prináša to so sebou hneď dve riziká. Jedným je, že nebudú vidieť dôvod poskytovať vám spätnú väzbu. Druhým rizikom je, že keď dostanú príležitosť vyjadriť svoj pohľad na vás, bude omnoho černejší, než je skutočnosť.

Nikdy nezabúdajte na cieľ

Ciele získavania spätnej väzby sú dva, ktoré na seba tesne nadväzujú:

• skvalitniť a zobjektívniť sebaobraz, teda poznania svojich silných a slabých stránok;
• na základe lepšieho sebapoznania cielenejšie pracovať na sebe a svojom rozvoji.

Mgr. Katarína Krištofičová, konzultantka, ADDA Consultants, s.r.o.
Publikované: časopis ZISK, apríl 2012.