Udalosti okolo nás nadobúdajú čoraz rýchlejšie tempo. Život organizácií, a predovšetkým ľudí v nich, toto akcelerujúce tempo výrazne zasahuje. Nikdy predtým sa nedalo stihnúť tak veľa za tak krátky čas, avšak paradoxne nikdy predtým ľudia nemali pocit, že im čas tak žalostne chýba. 40-hodinový pracovný týždeň mnohým pripadá ako čiastočný úväzok.

“Nestíham…nemám čas…teraz je hektické obdobie…mám toho naozaj veľa”, sú hádam tie najčastejšie vety, ktoré za posledných pár rokov počúvam snáď odvšadiaľ, či už je to kamoš na telefóne, kolegyňa v práci či klient, s ktorým si plánujeme stretnutie. S rukou na srdci však musím priznať, že aj ja občas podľahnem chorobe s príznakmi napätia, záplavou úloh a takmer nesplniteľných termínov.

Ako sa však z tohto začarovaného kruhu dostať? Existuje mnoho skvelých kníh a cenných rád ako stihnúť veľa a cítiť sa dobre. Moja skúsenosť však ukazuje, že samotné poznanie toho najlepšieho know-how ku zmene správania nepostačuje. Cesta od myšlienky k činu môže byť niekedy žalostne dlhá. K zmene je však potrebné urobiť prvý krok, povedať rozhodné áno. A aj tu často zápasíme s mocnými súpermi – výhovorkami. “Veď napokon mne stres pomáha. Keď som pod tlakom, stihnem toho viac. Ja nemám čas teraz meniť môj systém práce, je to náročné a trvá to dlho.” A v tomto bode mi neostáva nič iné ako súhlasiť, áno zmena nášho riadenia času je náročná a môže trvať dlho. Ale nie je nemožná. Ja som však zástancom malých krokov, ako keď vám dochádza energia a pred vami je ešte riadny kus kopca. Ak sa vzdáte, nedosiahnete vrchol. Ak sa rozbehnete, rýchlo stratíte aj posledné sily. Ak však pôjdete krok za krokom, postupne, vytrvalo, dorazíte do vytúženého cieľa. V tomto článku by som sa s vami rád podelil o môj prvý úspešný krok z výstupu na horu efektívneho riadenia času.

Smetný kôš je môj pracovný názov pre miesto, kam “hádžem” všetky informácie, podnety, úlohy, správy, ktoré sa ku mne dostanú. Je to malý zošit, ktorý mám stále pri sebe a vždy keď sa čokoľvek vynorí, tak si to zapíšem. A tým čokoľvek, myslím naozaj všetko. Musím isť do čistiarne po oblek, kúpiť otcovi darček, napísať report, poslať klientovi nový cenník, zavolať kolegyni a dohodnúť sa na príprave nového kurzu. Je tam naozaj všetko. Takýto zošitok mám dokonca aj doma, blízko postele a keď sa blíži čas spánku a v hlave mi víri množstvo myšlienok, všetko podstatné si poznačím a s vedomím, že na nič nezabudnem pokojne zaspávam. Neverili by ste, aký je to úžasný pocit mať hlavu čistú, nemusieť sa stále sústrediť, aby som na niečo dôležité nezabudol, dopriať si tú chvíľu s možnosťou nemyslieť na nič. Toto však nie je jediná výhoda môjho smetného koša. Pomáha mi pri plánovaní mojich pracovných dni. Chvíľu pred tým ako odídem z práce si sadnem, otvorím svoj smetný kôš a pozriem, čo je potrebné urobiť, čo ma ešte čaká. Urobím si zoznam úloh, určím si ich poradie podľa priority (na základe mojich cieľov, naliehavosti úlohy a pod.) a na druhý deň viem presne, čo mám robiť.

Znie to veľmi jednoducho, obyčajne, veď to robia mnohí. Robia i nerobia. Boli by ste prekvapení ako málo ľudí skutočne plánuje svoj pracovný deň. Narýchlo si naškrabať na papier zoznam úloh, ktoré horia a musím urobiť, nie je plánovanie, ale hasenie. Poznať svoje hodnoty a ciele (nie len pracovné), vedieť kam chcem ísť, je tým správnym kompasom, ktorý potrebujeme na ceste na vrchol. Ak viem, čo chcem a podľa toho si plánujem svoje dni, rýchlo zistím, že mnoho vyrušení, zdanlivo urgentných úloh a zadaní, nie je tak podstatných ako sa na prvý pohľad zdá. A toto sa mi už viackrát v živote potvrdilo. Najviac v momentoch, kedy ma už zo záplavy povinností a úloh začínala chytať úzkosť. Vtedy sa jednoducho zastavím. Niekoľko krát sa zhlboka nadýchnem. Pripomeniem si cieľ, ktorý chcem dosiahnuť. Znovu si prejdem všetko, čo ma tlačí a takmer vždy zistím, že sa to zvládnuť dá. Prezriem si svoj smetný kôš, roztriedim úlohy a s pokojom sa pustím do svojej práce.

Viem, že toto je téma, ktorá trápi mnoho ľudí. Verím však, že je na to liek, ktorý vyplýva zo sebapoznania a poznania toho, čo je pre nás dôležité a aké sú naše ciele. Ciele v súkromí a v práci a akú majú prioritu.

Autor: Mgr. Marek Csóka, Consultant, ADDA Consultants s.r.o.